明報Jump專訪:拆解 7 個 Home Office、自我隔離工作問題

February 21, 2020

 拆解 7 個 Home Office、自我隔離工作問題
發揮團隊合作精神 共渡疫境

新型冠狀病毒 (武漢肺炎) 疫情蔓延,政府部門上月宣布實施在家工作 (Home Office) 措施,不少私營企業陸續推行。然而對很多打工仔或企業而言,都是首次實施 Home Office,對此工作模式感困惑都是人之常情,究竟 Home Office 是否真的「在家工作」般容易?公司、上司或同事之間又應該如何做才能維持工作效率和士氣?若有同事要自我隔離,法例上僱主和僱員又有什麼要注意呢? 即看專家們拆解 Home Office、自我隔離工作的 7 個問題,為大家解疑釋惑!

 

文:夏穎欣 圖:受訪者提供

 

打工仔要知的7個 Home Office、自我隔離問題

在新型冠狀病毒疫情蔓延下,實行 Home Office 可以有助減低疾病傳染的機會和為公司減少資源消耗,然而卻會衍生其他問題。例如有人會利用 Home Office 時間結伴行山、搶購口罩等非工作安排,上司、員工、企業有何方法可確保生產力和工作效率呢?公司或上司又可以做些什麼以支援同事呢?

 

勞:勞工處

Kiki:何珮琪 (仁愛堂YES培訓學院導師)

Wicky:吳慧琪 (基督教家庭服務中心盈力僱員服務顧問高級經理)

Celso:溫梓峰 (基督教家庭服務中心盈力僱員服務顧問培訓顧問)

 

Q1:究竟現時本港的勞工法例是否涵蓋自我隔離、在家工作等方面的內容呢?僱主、僱員有何相關的責任和權益?

 

勞:《僱傭條例》就自我隔離的員工的假期或工資安排並無作出規定。政府鼓勵僱主體恤和諒解僱員的情况,作出彈性處理,包括在可行情况下容許僱員在家工作或讓他放取有薪假期,這有助維持良好的勞資關係及保障所有僱員及社會大眾的健康。

另外,如果僱員染病並能出示適當的醫生證明書,僱主須根據《僱傭條例》及有關僱傭合約給予僱員病假。同時亦須向符合資格的僱員發放疾病津貼。

 

Kiki:Home Office 這工作模式在本港暫未十分普及,勞工法例中亦沒有提及 Home Office 的情况。如果員工在家中工作時不幸地遇上工傷,關鍵須視乎員工在受傷的時間是否處理公事,抑或是進行私人事務。但由於目前未有 Home Office 相關的案例,所以未必保證可有工傷賠償。

 

Q2:Home Office 為企業帶來什麼好處和危機呢?

 

Wicky:Home Office 其實並非新鮮事,只是最近因疫情在社區蔓延而多了企業採用這種工作模式。對於企業來說,可以減少耗用資源如水、電;減少處理員工之間的人際問題;同時可吸引重視 Work Life Balance 的新一代和挽留一些公司培育多年的人才。

然而,若貿貿然實施 Home Office 隨時會衍生不少問題,甚至同事間會出現「信任危機」!

 

Home Office 即表示同事間的交流會由面對面變為文字,文字交流有一定限制,無法從表情、語氣解讀,容易造成誤會。同時,由於大部分打工仔都從未嘗試這種工作模式,上司少不免會追問員工「你在做什麼?」此舉會讓員工感到不被信任,若過於頻繁的詢問更會成為經常在同事上空盤旋的「直升機上司」,令同事感到緊張、焦慮,工作效率不增反增怨氣。

 

Q3:作為上司或主管,如何有效管理員工的生產力?

 

Kiki:現時不少企業已設有相關的軟件或應用程式,可知悉員工是否在線,或可讓同事打卡顯示自己正在工作。

 

Wicky:作為上司,需要做到以下「4 有」。

1.「有 Job List」:上司可為同事提供工作清單 (Job List) ,有助同事有可量化的工作指標,並設下完成日期 (deadline) ,如:下星期一前完成兩項報告等。員工會更清晰地知道需要按時完成哪些工作,減少誤會。

2.「有空間」:在工作進度方面,上司切忌過分緊張,每日追問員工。不妨設立「周結」、「月結」,讓同事可定期匯報工作進度。

3.「有彈性」:上司要理解,Home Office 和常規辦公室的工作模式、節奏等都不同,每位員工的家庭狀况、家居的辦公設備都不一樣,未必可以如常朝九晚五工作。部分同事更有可能未趕及返回公司取得需要繼續工作的文件。故 Wicky 表示:「Home Office 有大約六成的日常工作效率已算是合格了!」

4.「有讚賞」:同事在家中工作,未免會憂慮上司或公司對其評價,或者跟其他同事相比較。建議上司要對同事的工作給予正面的評價和肯定,令他們保持工作的熱誠,有助提升效率。

 

Q4:打工仔 Home Office,怎樣做才可以令上司感到「安心」?

 

Wicky:打工仔在家工作,有兩件事必須要注意:

第一,要「定時蒲頭」,就算 Home Office 時獲委派的工作是獨立工作,都切忌「潛水」。要適時向上司報告進度、提問問題或提出意見等,令上司「安心」。

第二,有部分打工仔或多或少會出現負面情緒,例如感覺被上司「監視」;沒有工作在手的,又怕會被同事比較;在家工作但家中沒有足夠設備支援工作,擔心上司催促等等。

建議這些打工仔嘗試「化負為正」,先轉化負面情緒,調節對自己的要求;至於團隊之間,亦要互相體諒和協調,才可以發揮到團隊精神。如果負面情緒持續,宜找朋友或輔導服務傾訴。

 

Q5:Home Office 是否人人都適合?有哪些工作不適宜在家進行?

 

Wicky:Home Office 並非適用於全部的崗位,例如一些涉及公司機密、客戶資料等的崗位。Home Office 常見於自由人的工作,亦適合一些無需見客、獨立工作、用電話和電腦等基本設備就可以的崗位。另外,近年已有不少科技都有助進行 Home Office,例如網路視像會議、協作平台等,方便同事交流溝通。

 

Q6:打工仔若然不幸要自我隔離 14 日,是否等同放無薪假?隨時被扣除勤工獎?

 

Celso:自我隔離後是 Home Office 或是放假,首先要視乎打工仔的工作性質。如屬前線工作的當然屬於放假論,如果工作性質許可,員工亦可選擇 Home Office。

至於勤工獎金方面,亦要視乎公司政策,有部分公司會提供津貼病假予員工,無須醫生證明或考慮「補鐘」補回上班時數。最後逼不得已才會採用扣假、扣糧的方法。

Kiki:由於勤工獎在僱傭條例中並沒有強制公司發放,因此要視乎合約列明勤工獎是如何發放。

 

Q7:公司或上司如何支援自我隔離的同事呢?

 

Celso:當得悉或要安排員工自我隔離,作為上司,可以先詢問該位同事手頭上有哪些工作,再安排人手分擔被隔離同事的工作,並制定緊急應變方案。

至於企業方面,可盡量提供被隔離員工所需要設備,包括軟件和硬件,另外,對於自我隔離同事來說,情緒的支援亦非常重要,公司可派代表定時關注和跟進同事的情况,如有需要可以提供進一步的援助,例如公司的醫療保險資料等等。

 

 

辦公室持續「低氣壓」 4 招提升員工士氣

近 8 個月以來,社會事件和新型冠狀病毒蔓延到社區,影響工作士氣,甚至有部分行業更因此要減薪、裁員。作為企業或上司有何方法提升員工士氣?Wicky 提供了以下 4 招,期望有助企業或管理人解決辦公室的「低氣壓」,為員工打氣!

 

1. 發出通告和指引

有些公司會發出通告、指引,提醒並鼓勵同事之間要互相尊重,亦要尊重客戶的立場,建立和諧工作間。

2. 利用第三方平台讓員工宣泄

企業可以透過第三者服務,提供宣泄平台,如僱員熱線等等。讓員工有渠道可以抒發自己的負面情緒和壓力。

3. 定期提供健康資訊

坊間有公司會定期透過電郵、通告等發布身心健康、情緒管理等貼士;又或是開辦興趣班、邀請專業人士提供抗壓、情緒管理方法等,幫助同事淨化心靈,重建和諧的工作環境。

4. Home Office 期間提供網上培訓

未必每個 Home Office 的員工都有大量工作跟進,有公司會趁機為同事提供網上培訓,例如團隊管理或員工培訓等,對日後工作不無幫助。

 

網上版連結: http://bit.ly/39SDJfM

 

 

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